Secrétariat général

A la suite de l’élection des autorités politiques au 1er juillet 2021, le Secrétariat général a accompagné étroitement la nouvelle Municipalité pour la préparation de la législature 2021-2026 :

• organisation de la cérémonie d’assermentation ;
• organisation d’une démarche participative pour la publication du Programme de législature 2021-2026 ;
• suivi organisationnel pour le renouvellement des commissions et délégations extra-parlementaires ;
• rédaction des préavis de début de législature ;
• organisation des séances de Municipalité ;
• lancement de la révision du règlement de Municipalité ;
• développement et mise en œuvre de nouveaux outils de communication (Infolettre;
  magazine Rive Sud).

Le Secrétariat général a assuré la coordination et le suivi auprès du Conseil communal de 46 préavis et de 13 communications. Le Secrétariat général a en particulier assuré la coordination au sein de l’administration communale d’un préavis d’épuration des motions, un rapport d’épuration des postulats étant actuellement en cours de rédaction. Le service a également conduit une procédure d’appel d’offres concernant la captation et la retransmission des séances du Conseil communal pour la législature 2021-2026. Les séances du Conseil communal sont désormais captées et retransmises par l’entreprise Multi Vidéo Sàrl, basée à Yverdon-les-Bains.

Le Secrétariat général assume le pilotage d’un groupe de travail qui a pour objectif la mise en place d’un référentiel commun pour la gestion des procédures d’appel d’offres selon la loi sur les marchés publics. En collaboration avec l’Office informatique, le Secrétariat général a également lancé les travaux pour le développement d’un plan directeur pour la gouvernance numérique de la Ville. Ce plan directeur comprendra aussi bien des éléments tels que les prestations numériques au bénéfice de la population, la digitalisation des processus de l’administration, que la gestion du changement.

Le Secrétariat général a développé son organisation, en vue d’adapter les ressources, processus et outils aux évolutions sociétales, technologiques et juridiques.

Une notable diminution des activités a été constatée ces dernières années dans le domaine de la naturalisation, ainsi qu’une charge de travail irrégulière selon les périodes. Ces événements ont conduit à la réorganisation de la filière, dont les tâches administratives ont été intégrées à la Filière greffe et l’expertise en matière de naturalisation à la Filière affaires juridiques. Grâce à cette nouvelle organisation, les prestations en matière de naturalisation continuent à être délivrées à la satisfaction des usagers.

Au vu de la proximité des thématiques, la fonction de délégué à l’économie a été rattachée au Service des finances depuis le 1er novembre 2021.

Il a été constaté, comme dans de nombreuses administrations, un besoin en prestations transversales, que ce soit dans le domaine de la digitalisation, de la protection des données, de l’accès à l’information et la transparence, des prestations juridiques et de la communication. Pour répondre à ces besoins, le Secrétariat général a pu s’adjoindre les compétences d’une juriste spécialisée en protection des données et réallouer à la Filière communication des ressources libérées à la Filière naturalisation. Ces ressources s’ajoutent au 0.5 ETP octroyé par le Conseil communal au budget 2021.

Le transfert de l’assistante de l’ancien syndic au Service des sports et de l’activité physique a permis la mise en place efficiente d’un partage de poste (job-sharing) entre l’assistante pour le syndic et l’assistante de direction du SGE. Comme cela se fait souvent dans de tels cas, un 10% supplémentaire a été attribué pour la coordination et la communication entre les deux personnes. Cette nouvelle organisation répond en particulier aux enjeux de disponibilité sur tous les jours de la semaine et de remplacements lors des vacances ou absences.

Le Secrétariat général mène régulièrement une réflexion visant à faire évoluer ses prestations pour s’adapter aux évolutions sociétales et technologiques. Pour la législature 2021-2026, le Secrétariat général a lancé les travaux pour formaliser la construction de son avenir et impliquer ses collaborateur·trices afin de porter l’évolution ensemble. Dans une première étape de cette réflexion, chaque filière (communication, greffe, affaires juridiques, archives, économie) a mené une réflexion autour de ces évolutions et leurs conséquences. Ces travaux vont continuer en 2022 pour élaborer une feuille de route, une sorte de «mini programme de législature 2021 – 2026». Cette feuille de route donnera du sens aux orientations prises et devrait motiver les collaborateur·trices à évoluer dans la même direction et développer une ambiance de confiance et de co-construction.