Service population et numérique

En juillet, le Service PON a présenté à la Municipalité les premières réalisations du service, et l’organisation déployée pour y parvenir, à savoir :

• 3 types de prestations : conduite et accompagnement de projets ; définition de cadres et de modèles ; prestations légales ;
• 15 victoires d’étape: 15 livrables en collaboration avec les services de la Ville, bénéficiant directement ou in fine à la population ;
• 1 pool de compétences nouvelles : analyse des métiers ; modélisation de processus ; design de projet ; gestion du changement ; facilitation d’atelier ; analyse des impacts de la transformation numérique ; gestion de l’information.

Après une année d’activité, les conclusions tirées étaient les suivantes :

• la réussite d’une stratégie numérique ne se mesure pas sur les technologies mais sur l’humain;
• une approche linéaire pour la mise en œuvre n’est pas adéquate du fait de la rapidité d’évolution des technologies et de l’envergure du rattrapage nécessaire de l’administration. Une approche itérative est nécessaire, mélange de programmes centraux, de projets métier et d’initiatives pilotes ;
• la transformation numérique est avant tout une transformation de culture, d’où l’approche avec une équipe pluridisciplinaire visant à établir une culture de travail en réseau transversal (par ex. communauté d’innovation, culture projet) ;
• la mise en œuvre de la stratégie numérique de la Ville doit se faire PAR et POUR l’ensemble des 13 services de l’administration en créant un rapport de confiance dans une dynamique de coopération.

Fort de ces conclusions, durant la 2^e partie de l’année, PON a organisé son travail autour de trois objectifs stratégiques, ayant chacun une feuille de route tenant compte des ressources financières et humaines octroyées. Ces trois objectifs seront les priorités du service pour les trois prochaines années :

1. Faciliter l’accès aux prestations pour la population : offrir à la population des prestations simples et accessibles via un guichet virtuel et un guichet d’accueil modernisé, en repensant et harmonisant les processus pour améliorer la qualité, la transparence et l’accompagnement ;
2. Créer une culture commune : favoriser la coopération et l’agilité organisationnelle grâce au développement de compétences clés et à de nouvelles pratiques de travail ;
3. Digitaliser pour valoriser les savoirs métiers : créer des cadres cohérents et conformes pour la gestion de l’information, l’IA et le numérique responsable et mettre en place l’organisation et les outils de collaboration et de gestion permettant de soutenir la valorisation des savoirs métiers et la transversalité dans l’administration.

Depuis 2025, le Service population et numérique est organisé en trois pôles.

Le Pôle d’accompagnement à l’innovation accompagne l’innovation à travers des compétences et un cadre. Ses missions principales consistent à identifier des opportunités d’innovation et d’amélioration, à définir les stratégies associées et à les mettre en œuvre via la conduite de projets transversaux. L’innovation est définie comme la mise en œuvre d’une idée, nouvelle pour l’administration, dans le but d’améliorer ses services de manière durable. Le Pôle est composé majoritairement de chef·fes de projets.

Le Pôle archives et gestion documentaire a pour mission de constituer les archives historiques des autorités, d’assurer leur conservation pérenne et de rendre ce patrimoine documentaire accessible au public. A ces fins, il accompagne les autorités et l’administration dans la gestion de l’information. Le Pôle est constitué de deux équipes spécialisées dans la gestion des archives et dans la gestion documentaire, qui se sont consolidées en 2025 avec l’engagement d’un archiviste et d’un spécialiste en gouvernance documentaire.

Le Pôle population a pour mission de développer l’accueil à la population, physique et virtuel. Il assure le fonctionnement du Contrôle des habitants et du bureau des étrangers. En outre, il fournit aux administrations les informations dont elles ont besoin en matière d’identité, d’état civil et de séjour ou d’établissement des personnes résidant sur le territoire communal ainsi que les données statistiques de ce secteur. Le Pôle est également spécialisé dans l’intégration des habitant.es, le suivi du parcours communal des naturalisations et la tenue du registre civique. Il est composé de deux groupes, Contrôle des habitants et Accueil à la population.

Le 1^er mars, le Contrôle des habitants (anciennement SSP-HAB), le guichet de l’Hôtel de Ville (anciennement CHANC-ACC) et les naturalisations (anciennement CHANC-NATU) ont été regroupés en un Pôle population au sein du Service PON. Le Pôle est composé de 15 personnes.

Le Pôle population a pour mission de développer une action publique plus proche, plus simple et plus efficace pour améliorer concrètement la vie de la population yverdonnoise.

Cette nouvelle organisation permet de rassembler dans le même service les personnes œuvrant quotidiennement au plus près de la population yverdonnoise. De plus, elle permet de mutualiser les ressources et d’assurer un accueil de qualité pour la population, malgré l’augmentation significative des passages au guichet.