Service des bâtiments

Les principales missions de la filière sont :

• intervenir comme représentant du propriétaire dans les démarches foncières communales, en collaboration avec la Filière gestion immobilière et les autres services de la Ville (principalement URB) ;
• proposer des stratégies de valorisation immobilière des biens de la Ville (programmation, acquisition) à la Municipalité ;
• gérer des projets d’envergure, notamment lors des phases de développement de ces projets, voire suivre leur réalisation au cas par cas.

La filière assure la gestion du patrimoine immobilier propriété de la Ville (bâtiments administratifs, financiers, HLM et scolaires), soit :

• assurer l’entretien courant et la valorisation des bâtiments communaux par le biais des budgets annuels d’entretien des immeubles ou au moyen de crédits d’investissement ;
• assurer une planification immobilière en fonction de l’état de vétusté croissant;
• veiller à l’efficience énergétique et proposer des sources d’amélioration ;
• mettre à disposition des services communaux les locaux administratifs et techniques nécessaires au bon fonctionnement de l’administration ;
• assurer le rôle de représentant du propriétaire dans la gestion du parc immobilier de la Ville ;
• assurer le rôle de représentant du Maître de l’ouvrage dans les projets de rénovation et de construction ;
• gérer les contrats d’entretien de certaines installations techniques (chauffages, ascenseurs, etc.) dans les bâtiments propriétés de la Ville ;
• gérer tous les plans et documents graphiques (support papier ou informatique) des bâtiments propriétés de la Ville et garantir le respect de la charte graphique pour les plans dessinés à l’ordinateur ainsi que leur classement selon les normes ;
• compiler sur le Service d’information du territoire (SIT) des informations relatives aux immeubles et à leur exploitation, comme l’emplacement des extincteurs, des cylindres électroniques, des diverses surfaces et des types de surfaces, etc.

La filière assure le rôle de bailleur pour les bâtiments, locaux et terrains loués par la Ville à des tiers, à l’exception des terrains agricoles. Elle assure également la gestion opérationnelle de la Fondation yverdonnoise pour le logement (FYL). Les tâches principales de la filière sont :

• gérer tous les baux de la Ville en tant que bailleur et locataire ;
• participer à l’élaboration et au suivi des Droits distincts et permanents (DDP) avec le Secrétariat général ;
• facturer annuellement les DDP ainsi que les loyers calculés sur les chiffres d’affaires des restaurants propriétés de la Ville ;
• mettre en location les biens immobiliers propriétés de la Ville (appartements, surfaces commerciales, cafés restaurants, places de parc, etc.) et de la FYL ;
• gérer les travaux et les rénovations lors de changements de locataires ;
• effectuer les bilans annuels des loyers et des décomptes de chauffage ;
• rédiger diverses conventions d’usage et autres documents ;
• représenter le bailleur à la Commission de conciliation et au Tribunal des baux pour les différentes procédures en cours ;
• faire office de médiateur avec certains locataires lors de conflit de voisinage.

Cette filière regroupe les collaboratrices et collaborateurs chargés d’assurer l’exploitation et l’entretien quotidien des bâtiments de la Ville. Ses tâches comprennent :

• assurer et gérer la conciergerie des bâtiments propriétés de la Ville (bâtiments administratifs, financiers, et scolaires) ;
• suivre l’évolution de l’entretien des bâtiments attribués en fonction du nombre d’utilisateur·trices, de la fréquence d’utilisation et du type d’utilisation des locaux. Adapter les ressources si nécessaires et calculer les besoins pour les futurs bâtiments ;
• participer à la surveillance des bâtiments et des installations ;
• assurer l’évacuation et le tri des déchets selon les normes en vigueur ;
• déblayer la neige des accès aux bâtiments et veiller à ce que ces voies soient utilisables;
• assurer le nettoyage des abords des bâtiments attribués à la conciergerie ;
• assurer le nettoyage des cours d’écoles : vidage des poubelles, ramassage des déchets et balayage, en partenariat avec la Filière maintenance et logistique et le Service des travaux et de l’environnement (STE) ;
• mettre en location des salles de classe (en dehors des périodes scolaires) ;
• assurer les tâches inhérentes à la mise en location de salles spéciales, type Aula du Collège des Rives ;
• assurer les tâches d’huissier en collaboration avec le Secrétariat général.

Localisée désormais au Quai de Nogent 3, la filière assume les missions suivantes :

• gérer les stocks : produits, consommables, sources lumineuses et machines d’entretien ;
• gérer certains stocks de matériel de sécurité et de désinfection pour la commune, en partenariat avec le coordinateur santé et sécurité au travail (SST) ;
• assurer et gérer la mise en passe de clés pour l’ensemble des bâtiments de la Ville ;
• assurer l’entretien des surfaces vertes inhérentes aux bâtiments propriétés de la Ville, soit en interne par la conciergerie ou le STE, soit par sous-traitance ;
• assurer le suivi et les déménagements du mobilier scolaire ;
• assurer et organiser le transport du matériel scolaire lors des déménagements de classes ;
• réparer le mobilier scolaire ;
• participer à l’achat du mobilier scolaire et gérer son stockage en partenariat avec le Service jeunesse et cohésion sociale (JECOS) ;
• effectuer des petits travaux d’entretien dans les bâtiments propriétés de la Ville ;
• assurer la distribution du courrier interne pour l’ensemble de l’administration communale;
• assurer et gérer la conciergerie des bâtiments propriétés de la Ville pour les immeubles de logement.

La filière gère l’ensemble des aspects administratifs, RH et financiers des services de l’urbanisme et des bâtiments. En particulier :

• assurer l’accueil et l’orientation du public au guichet et la réception téléphonique ;
• assurer les travaux de secrétariat ainsi que le soutien administratif et logistique ;
• gérer l’interface avec la Municipalité concernant le traitement des rapports, des notes et des préavis ;
• coordonner les aspects ayant trait à la communication interne et externe, en lien avec les activités du service (événements, rédaction d’articles pour le journal communal, site internet, brochures, etc.) ;
• gérer les ressources humaines du service, y compris les postes temporaires et aides de vacances ;
• soutenir administrativement les différentes filières (organisation de démarches participatives, mise en place d’outils informatiques, traitement de la correspondance, etc.) ;
• gérer les aspects financiers du service : comptabilité débiteurs et créanciers, élaboration du budget de fonctionnement avec les différentes filières, contrôle budgétaire des comptes de fonctionnement et d’investissement. Mener, à l’interne du service, le processus de bouclement des comptes annuels en collaboration avec le Service des finances ;
• gestion de projets transversaux pour le service, notamment l’assurance-qualité et la gestion de la matrice des risques ;
• former des apprenti·es et maturant·es et garantir la qualité du suivi de l’apprentissage durant l’année en cours.