Secrétariat général

Le Secrétariat général (SGE) a formalisé la construction de son avenir dans un Plan stratégique. Les travaux, débutés en 2021 avec tout le personnel du service afin de porter l’évolution ensemble, ont mis en évidence trois axes stratégiques : le premier autour de la digitalisation, pour encourager une digitalisation au service de la collectivité et du personnel de la Ville, comme moyen d’offrir un service rapide et fiable ; le deuxième autour de la notion de centre de compétences, le service étant le gardien de la cohérence et de la transversalité, l’interface, le centre d’expertise et le garant de la qualité ; enfin, le troisième autour du fonctionnement interne du service, avec agilité et cohésion. Les projets menés par le service se déclinent aujourd’hui dans le cadre de ces trois axes stratégiques. Cette feuille de route, qui est évolutive et sera donc amenée à être régulièrement revue, donne du sens aux orientations prises et devrait encourager les collaboratrices et collaborateurs à évoluer dans une même direction et à développer une ambiance de confiance et de co-construction.

Trois mesures du plan directeur sont en particulier à signaler. S’agissant de l’axe digitalisation, le SGE est en cours de recrutement du futur responsable de la transformation numérique de la Ville. Cette personne aura pour mission de conduire et assurer une transition digitale au service de l’humain, en conseillant et accompagnant la Municipalité et les services dans cette démarche ; d’assurer une parfaite transversalité interservices, en instillant une dynamique autour de la transformation numérique et en se mettant au service des métiers de la Ville et de l’administration ; de piloter l’entité Transformation numérique en accord avec les besoins définis par la Municipalité et la direction du service et en tenant compte des différents enjeux communaux. S’agissant de l’axe centre de compétences, à la suite du départ du responsable des affaires juridiques, le SGE a fait évoluer l’équipe des affaires juridiques de la manière suivante : engagement d’une responsable de filière à temps partiel, avec un ou deux domaines de compétences pointus et des tâches de coordination des demandes de la Municipalité et des services et engagement de deux personnes à temps partiel. Ces personnes auront chacune des domaines de compétences différents. L’une des personnes recrutées a en particulier des compétences dans le domaine de la police des constructions. Le SGE a également officialisé la constitution d’une cellule de coordination juridique interservices, conduite par la responsable de la Filière affaires juridiques de la Ville et réunissant toutes les personnes ayant une fonction juridique dans les différents services de la Ville. S’agissant enfin de l’axe Fonctionnement agile et cohésion interne, le SGE a mené un projet de transformation des espaces de travail qui a abouti début 2023. La transformation des espaces doit permettre d’accueillir les collaborateur∙trices actuels et futur∙es ; de répondre à un besoin de nouveaux types d’espaces ; d’améliorer le cadre de travail général ; de favoriser les échanges inter filières ; d’assurer une équité des conditions de travail et d’innover en alignant les locaux sur la vision du SGE. On a cherché ainsi à mutualiser les places et les espaces pour libérer les surfaces sous-utilisées, transformer des places souvent vides en nouveaux types d’espaces, améliorer la qualité et la variété des espaces et utiliser les ressources de manière rationnelle et responsable. Au-delà des aspects architecturaux, il s’agit d’un projet de transformation organisationnelle, de changement et d’évolution des façons de travailler vers plus de partage, d’échanges et de flexibilité. Dans cet état d’esprit et pour fluidifier les échanges à l’interne du SGE, une lettre d’information électronique mensuelle a été mise en place depuis le mois de septembre, qui fait état de l’actualité et de la vie du service. L’Echo du SGE (c’est son nom) se veut participatif, chaque personne peut y présenter un projet en cours, une idée à développer ou y donner un renseignement pratique aux collègues.

Le Secrétariat général (SGE) a assuré la coordination et le suivi auprès du Conseil communal de 38 préavis et de 13 communications. Il a en outre assuré la coordination au sein de l’administration communale d’un rapport portant sur plusieurs postulats en suspens.

A la demande de la Municipalité, le SGE a organisé une démarche participative pour la publication du programme de législature 2021-2026. La démarche s’est inscrite dans une volonté de la Municipalité de réfléchir et de travailler avec la direction des treize services de la Ville et les responsables de certaines entités spécifiques (informatique ; économie ; communication et durabilité). En juin 2022, la Municipalité a ainsi pu présenter au Conseil communal un programme de législature définissant ses objectifs et les moyens pour les atteindre, ainsi que son calendrier.

Le SGE assume le pilotage d’un groupe de travail qui a pour objectif la mise en place d’un référentiel commun pour la gestion des procédures d’appel d’offres selon la loi sur les marchés publics. Tous les services de la Ville participent à cette démarche, dont la première étape devrait aboutir en 2023. En collaboration avec l’Office informatique, le SGE a lancé les travaux pour le développement d’un plan directeur pour la transformation numérique de la Ville. Ce document comprendra les prestations numériques au bénéfice de la population, la digitalisation des processus de l’administration et la gestion du changement. Egalement en collaboration avec l’Office informatique, le SGE a commencé le déploiement, dans tous les services de la Ville, d’un outil de gestion des séances et des tâches (eSeances. Univers). Le SGE a contribué activement au développement de cet outil en collaboration avec d’autres communes de Suisse romande, dispensé ensuite des formations pour le personnel communal yverdonnois et soutenu les services dans sa mise en place. Toujours en collaboration avec l’Office informatique, et avec une autre commune vaudoise (Pully), le SGE mène une démarche pour la mise en conformité de l’administration avec la loi sur la protection des données personnelles. Elle comprend la mise en place d’une gouvernance claire, la mise à disposition de documents de référence, la sensibilisation de l’ensemble du personnel à la protection de données et la mise en conformité des services. Une première étape est en cours avec un service-pilote, le Service des ressources humaines. Une « Cellule protection des données » est d’ores et déjà l’interlocutrice des services pour toute question en lien avec cette thématique. Elle est composée de trois personnes, qui représentent les domaines de compétence requis par la protection des données : organisationnel, technique et juridique. Ces personnes sont formées en tant que conseiller·ère à la protection des données.

Le SGE a lancé une étude auprès de tous les services autour des prestations à la population. Cette étude devrait ensuite permettre d’offrir à la population des prestations multimodales basées sur une culture du service accessible et inclusive, encadrées par du personnel compétent et polyvalent au sein d’un guichet centralisé et virtuel.

Enfin, le SGE a apporté une contribution décisive à la mise sur pied de la CECRY (Cellule de crise Yverdon-les-Bains), qui a été validée par la Municipalité à fin 2022. La fonction de secrétaire municipal et celle de responsable de la communication sont représentées dans le comité de pilotage de la CECRY.

Le Secrétariat général a assuré le pilotage et la coordination de deux événements protocolaires, la Fête nationale du 1er août et la réception officielle en l’honneur de l’accession au Conseil d’État de M. Vassilis Venizelos. S’agissant du premier, le président de la Confédération Ignazio Cassis a fait un bref passage par Yverdon-les-Bains. Il a été accueilli par des membres de la Municipalité, du Conseil des jeunes et des Jeunes Sapeurs-pompiers. La délégation yverdonnoise est ensuite montée dans le train spécial du président afin de l’accompagner dans son voyage à destination de Lausanne.

Le 15 septembre, la population d’Yverdon-les-Bains était invitée à fêter l’accession de Vassilis Venizelos au Conseil d’Etat vaudois. Après une partie protocolaire au Théâtre Benno-Besson, un cortège est parti du Théâtre Benno-Besson, accompagné par la fanfare L’Avenir. Le défilé a parcouru la Promenade Auguste Fallet, la Place du 7 février, la Rue du Lac avant de se rendre sur la Place Pestalozzi pour la suite des festivités. Un buffet dînatoire était offert à la population afin de célébrer l’Yverdonnois fraîchement élu. La soirée s’est poursuivie au son de la Fodge Music School et de la Fodge Family. Cet événement a été une réussite. La ville d’Yverdon-les-Bains a rayonné et a donné une très belle image d’elle-même.