Service population et numérique
Le Service population et numérique a pour objectif de transformer la Ville en une organisation où la transversalité fait partie intégrante de son modus operandi, afin de fournir à la population des prestations à haute valeur ajoutée et sécurisées.
Missions du service
Crée le 1er mars 2024, le Service population et numérique (ci-après PON) a pour mission d’accompagner les services dans la modernisation de la Ville en favorisant la transversalité et la collaboration, via l’utilisation du numérique, la formation continue et l’accompagnement au changement. Il fournit aux services des outils de pilotage et déploie la stratégie numérique de la Ville. En outre, il assure le traitement, la conservation et l’accès aux archives historiques et soutient les services dans la gestion de leurs documents.
Un slogan
« Ensemble, innovons pour servir au mieux la population ».
Huit principes directeurs
- Offrir à la population un service simple et accessible
- Encourager les idées innovantes
- Simplifier nos façons de travailler
- Accompagner les services à travers des expertises liées à l’innovation
- Exploiter et valoriser les données de l’administration
- Guider le développement de l’environnement de travail
- Soutenir l’aisance numérique du personnel
- Agir face aux enjeux environnementaux du numérique
Points forts 2024
Mise en place du Service population et numérique – Retour sur la première année
La création d’un nouveau service n’arrive pas tous les jours, comporte son lot d’incertitude, mais est aussi une magnifique opportunité ! Le défi à relever : Quelles prestations proposer pour remplir la mission confiée ? Comment s’organiser pour y répondre ? D’avril à septembre, l’équipe de PON a observé et expérimenté, tout en répondant au plus urgent :
- Observé les types de demandes des services et les défis clés identifiés par la Confédération, le Canton et les autres communes.
- Expérimenté différentes formes d’accompagnement des services et de nouvelles méthodes de travail.
Cette approche a permis d’identifier très concrètement les principaux enjeux. L’équipe a travaillé de manière horizontale et polyvalente. Après quelques mois de préparation en interne, PON a fait appel à l’un des instituts de la HEIG-VD, l’IIDE (Institut interdisciplinaire du Développement de l’entreprise). Deux ateliers collaboratifs ont eu lieu avec l’équipe PON, qui ont abouti à la définition d’une charte d’équipe, d’un slogan et de principes directeurs.
Partenariat avec les autres services
Le service PON a identifié des interfaces de collaboration en particulier avec les services suivants :
- Service des finances, office informatique – responsable de l’infrastructure informatique, binôme essentiel lors de choix de nouveaux outils numériques
- Service des énergies – souvent pilote sur de nouvelles idées, permet un retour d’expérience d’un service avant le déploiement dans l’ensemble de l’administration
- Service des ressources humaines – dans la formation et l’accompagnement au changement
2024 en quelques chiffres clés
- 2 conduites de projet
- 2 accompagnements en design de projet
- 1 kit projet avec huit modèles de document disponible sur l’Intranet
- 24 modélisation de processus
- 11 rapports pour la Municipalité
- 150 demandes d’informations concernant les archives
- 226 plans et 200 photographies inventoriés
- 14 films, vidéos et bandes son numérisés
20 communes contactées pour des échanges de bonnes pratiques