Chancellerie

L’année 2024 a été marquée par la séparation du Secrétariat général (SGE) en deux services : d’une part la Chancellerie (CHANC), et d’autre part le Service population et numérique (PON). La Chancellerie est désormais constituée de trois filières : Affaires institutionnelles (anciennement greffe), Communication et Affaires juridiques, ainsi que du Bureau de la syndicature et administration, qui coordonne les activités du service sur le plan administratif et organise les événements protocolaires. Les filières Archives ainsi que Transformation numérique ont été pour leur part rattachées au nouveau Service population et numérique. Une partie de la filière Affaires institutionnelle, soit les prestations à la population (guichet, naturalisation) rejoindra le Service PON en 2025.

Cette séparation a entraîné des modifications organisationnelles, en particulier la constitution d’un comité de direction formé du chef de service, des trois responsables de filières, ainsi que de la responsable du Bureau de la syndicature et administration.

Afin de marquer la diversité de ses missions et celles de la Chancellerie, la Municipalité a également décidé de désigner le secrétaire municipal par le titre de chancelier. Mme Laure Pellerin a été nommée secrétaire municipale adjointe /chancelière adjointe à compter du 1^er décembre 2024, fonction qu’elle cumule avec son activité de cheffe de la filière Affaires institutionnelles. Mmes Chantal Tauxe et Annelise Durussel, respectivement cheffes de la filière Communication et de la filière Affaires juridiques ont également la fonction de secrétaires municipales remplaçantes et disposent ainsi de la compétence de co-signer des actes au nom de la Municipalité, en remplacement du secrétaire municipal et de la secrétaire municipale adjointe.

Dans l’optique de pérenniser un fonctionnement efficient et efficace, tout en limitant les coûts, certaines prestations et activités sont mutualisées avec le Service PON : gestion financière, soutien administratif, processus RH. Les deux services partagent également les mêmes locaux, en flex-office. Cette approche, économe en surfaces de bureaux, favorise également le fonctionnement transversal de l’administration.

La Chancellerie a assuré la coordination et le suivi auprès du Conseil communal de 35 préavis, de 4 rapports sur des postulats et de 9 communications.

Elle a été impliquée de manière directe dans différentes démarches transversales au sein de l’administration communale, en particulier la Cellule Marchés publics et la Cellule Protection des données. Elle participe également à la commission événementielle, en charge de coordonner les différentes manifestations importantes ayant lieu dans la commune au cours de l’année.

Enfin, la Chancellerie a apporté une contribution décisive au renforcement de l’organisation de la CECRY (Cellule de crise Yverdon-les-Bains). La fonction de secrétaire municipal et celle de responsable de la communication sont représentées dans le comité de pilotage de la CECRY. La CECRY a été mise à contribution en particulier pour la mise en œuvre de mesures de lutte contre le deal de rue.

La Chancellerie a assuré le pilotage et la coordination de deux événements protocolaires, la Fête nationale du 1^er août et la Cérémonie de bourgeoisie. Cette dernière, organisée tous les deux ans à La Marive en présence de la Municipalité, a eu lieu le 10 juin 2024, rassemblant les candidat·es qui sont devenu·es suisses entre avril 2022 et mars 2024. Sur les 435 personnes invitées, 187 étaient présentes.

S’agissant de la Fête nationale, le nouveau concept inauguré en 2023 a été pérennisé. La partie officielle en fin de matinée sur la Place Pestalozzi a ainsi été composée de courtes allocutions sur le parvis de l’Hôtel de Ville par le syndic Pierre Dessemontet et Anita Rokitowska, présidente du Conseil communal. Le toast à la Patrie a été porté par MM. Séverin Gerber et Grégory Wyss, tenanciers du restaurant étoilé de l’Hôtel de Ville. Cette partie officielle a été suivie d’un apéritif à la population offert par la Ville.

Durant l’année, SGE a proposé plusieurs actions de valorisation de l’Hôtel de Ville pour les 250 ans de l’entrée en fonction du bâtiment sur le thème 1773-2023 : Un Hôtel de Ville entre permanence et mutations. Le programme comprenait des visites pour la Municipalité et les chefs de service, le personnel de l’administration, les classes des écoles yverdonnoises et la population ; la participation aux Journées européennes du patrimoine les 9 et 10 septembre ; une visite dans le cadre de la journée d’accueil des nouveaux habitants le 9 septembre ; une publication imprimée sur l’histoire du bâtiment, de ses salles et de leurs usages à travers le temps et des publications sous forme numérique (site internet et réseaux sociaux) et une reconstitution d’élection de 1775 proposée par l’association Les 18èmes d’Yverdon et Région. Au vu du succès rencontré par le programme proposé en 2023 et afin de permettre à la population de visiter ce bâtiment emblématique d’Yverdon-les-Bains, SGE réitérera le concept des visites de l’Hôtel de Ville.