Secrétariat général

Le Secrétariat général a continué la mise en œuvre de son Plan stratégique, conçu sur trois axes : le premier autour de la numérisation, pour encourager une numérisation au service de la collectivité et du personnel de la Ville ; le deuxième autour de la notion de centre de compétences, le service étant le gardien de la cohérence et de la transversalité, le centre d’expertise et le garant de la qualité ; enfin, le troisième autour du fonctionnement interne du service, avec agilité et cohésion. Plusieurs projets menés par le service se sont déclinés dans le cadre de ces trois axes stratégiques.

S’agissant de l’axe numérisation, le Secrétariat général a engagé un responsable de la transformation numérique de la Ville. En 2023, cette personne a rencontré tous les services de la Ville afin de recueillir leurs besoins. Sur cette base, elle a continué les travaux pour le développement d’une stratégie pour la transformation numérique de la Ville. Travaux qui devraient aboutir au printemps 2024.

Dans le but de moderniser l’administration, dans le contexte actuel de numérisation accrue et pour répondre aux besoins d’évolution organisationnelle de l’administration, la Municipalité a décidé en avril 2023 de créer un nouveau service dédié à la transformation numérique de l’administration. Un projet organisationnel a dès lors été lancé, accompagné par une société externe. Celui-ci doit aboutir au printemps 2024.

S’agissant de l’axe « Centre de compétences », le Secrétariat général a pu compléter l’équipe des affaires juridiques pour répondre aux besoins grandissants des services de la Ville. SGE a également officialisé la constitution d’une cellule de coordination interservices de communication, conduite par la responsable de la filière Communication de la Ville et réunissant toutes les personnes ayant une fonction liée à la communication dans les services de la Ville.

S’agissant enfin de l’axe Fonctionnement agile et cohésion interne, SGE a mené un projet de transformation des espaces de travail qui a abouti début 2023. Au-delà des aspects architecturaux, il s’agit d’un projet de transformation organisationnelle, de changement et d’évolution des façons de travailler vers plus de partage, d’échanges et de flexibilité. Une enquête de satisfaction a été menée à l’automne 2023 auprès du personnel du SGE, sous la forme d’un questionnaire en ligne et d’ateliers de travail. Quelques mesures d’optimisation seront déployées en 2024. Pour la cohésion interne, un groupe de travail composé d’une personne par filière a organisé plusieurs activités au cours de l’année 2023.

Le Secrétariat général a assuré la coordination et le suivi auprès du Conseil communal de 36 préavis et de 11 communications.

Faisant suite à la présentation au Conseil communal d’un programme de législature définissant les objectifs de la Municipalité et les moyens pour les atteindre, ainsi que son calendrier, le Secrétariat général a lancé en 2023 une démarche interservices pour le suivi régulier de ces objectifs et pour un bilan du programme en fin de législature.

Le Secrétariat général, en direction conjointe avec le Service des énergies, a assumé le pilotage d’un groupe de travail ayant pour objectif la mise en place d’un référentiel commun pour la gestion des procédures d’appel d’offres selon la législation en matière de marchés publics. Tous les services de la Ville ont participé à cette démarche, dont la première étape a abouti en 2023, avec la mise à disposition d’un manuel des marchés publics propre à la Ville, d’une charte interne des marchés publics, la définition de critères de notation en fonction des marchés et la mise en place d’une gouvernance et d’outils destinés à tous les services (Intranet, flyer et Journée des marchés publics). Une « Cellule marchés publics » sera dès 2024 l’interlocutrice des services pour toute question en lien avec cette thématique.

En collaboration avec l’Office informatique et une autre commune vaudoise (Pully), SGE poursuit une démarche pour la mise en conformité de l’administration avec la loi sur la protection des données personnelles. Elle comprend la mise en place d’une gouvernance claire, la mise à disposition de documents de référence, la sensibilisation de l’ensemble du personnel à la protection de données et la mise en conformité des services. Une première étape est en cours avec un service-pilote, le Service des ressources humaines. Une « Cellule protection des données » est l’interlocutrice des services pour toute question en lien avec cette thématique. Elle est composée de trois personnes, qui représentent les domaines de compétence requis par la protection des données : organisationnel, technique et juridique. Ces personnes sont formées en tant que conseillères à la protection des données.

Le Secrétariat général a contribué activement à la structuration de la collaboration entre la Ville et la HEIG-VD. Ainsi, une convention-cadre consolide désormais le partenariat de plus de huitante projets menés par la Ville d’Yverdon-les-Bains et la HEIG-VD, dans autant de domaines que ceux de la santé, du sport, des énergies, de l’urbanisme, de la mobilité, de l’environnement, de la cohésion sociale et de la culture. Ce document scelle les modalités de collaboration entre les deux institutions, dont les premiers exemples remontent à 2007. Une direction stratégique composée de la Municipalité et de la Direction de la haute école est chargée de piloter le partenariat et d’allouer les ressources nécessaires aux différents projets, tandis qu’un comité exécutif composé de 9 membres est responsable de tenir à jour un bilan des activités communes et d’organiser les assises annuelles qui permettront d’identifier les secteurs de collaborations à venir. Cette convention a été signée lors d’une cérémonie au cours de laquelle la Municipalité a tenu à saluer l’immense engagement de la directrice générale de la HEIG-VD, Catherine Hirsch, en faveur de cette collaboration. Une médaille de la Ville lui a été remise, afin de la remercier pour sa remarquable contribution au rayonnement d’Yverdon-les-Bains. La première édition des assises annuelles a eu lieu le 15 septembre dernier et une soixantaine de participantes et de participants se sont penchés sur huit thématiques de collaboration au cours d’ateliers sur des thèmes tels que la mobilité durable, la santé durable, le climat et la transition énergétique, la numérisation de l’administration publique, Smart City, les partenariats publics et sociaux, ainsi que l’attractivité de la ville et de la région.

Cette convention-cadre et l’organisation qui en découle permettront de dynamiser les projets communs à la Ville et à la HEIG-VD, forte de plus de 2000 étudiant·es. Face aux défis exigeants de notre époque, cette convention marque la volonté des deux institutions de favoriser l’innovation et la recherche de solutions à la fois fondées sur les meilleures connaissances scientifiques et taillées pour un territoire spécifique.

Le Secrétariat général a lancé un projet transversal autour des prestations à la population. La mise en œuvre de ce projet devrait permettre d’offrir à la population des prestations multimodales basées sur une culture du service accessible et inclusive, encadrées par du personnel compétent et polyvalent au sein d’un guichet virtuel et de plusieurs guichets physiques spécialisés. Le projet se poursuivra en 2024.

Enfin, le Secrétariat général a apporté une contribution décisive au renforcement de l’organisation de la CECRY (Cellule de crise Yverdon-les-Bains). La fonction de secrétaire municipal et celle de responsable de la communication sont représentées dans le comité de pilotage de la CECRY. La CECRY a été mise à contribution en particulier pour la gestion du drame du Valentin.

Le Secrétariat général a assuré le pilotage et la coordination de deux événements protocolaires, la Fête nationale du 1^er août et le jubilé des 250 ans de l’Hôtel de Ville. S’agissant du premier, un nouveau concept a été proposé. Il s’agissait, avant tout, d’alléger la partie officielle en fin de matinée sur la Place Pestalozzi. Cette cérémonie a ainsi été composée de courtes allocutions sur le parvis de l’Hôtel de Ville par Christian Weiler, municipal, et Aurélie-Maude Hofer, présidente du Conseil communal. Le toast à la Patrie a été porté par Kevin Martin, gardien d’Yverdon Sport. Cette partie officielle a été suivie d’un apéritif à la population offert par la Ville. L’association du 1er Août à la Plage a invité ensuite la population à se réunir et célébrer la fête nationale à la plage.

Durant l’année, SGE a proposé plusieurs actions de valorisation de l’Hôtel de Ville pour les 250 ans de l’entrée en fonction du bâtiment sur le thème 1773-2023 : Un Hôtel de Ville entre permanence et mutations. Le programme comprenait des visites pour la Municipalité et les chefs de service, le personnel de l’administration, les classes des écoles yverdonnoises et la population ; la participation aux Journées européennes du patrimoine les 9 et 10 septembre ; une visite dans le cadre de la journée d’accueil des nouveaux habitants le 9 septembre ; une publication imprimée sur l’histoire du bâtiment, de ses salles et de leurs usages à travers le temps et des publications sous forme numérique (site internet et réseaux sociaux) et une reconstitution d’élection de 1775 proposée par l’association Les 18èmes d’Yverdon et Région. Au vu du succès rencontré par le programme proposé en 2023 et afin de permettre à la population de visiter ce bâtiment emblématique d’Yverdon-les-Bains, SGE réitérera le concept des visites de l’Hôtel de Ville.